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(fonte: http://www.esteri.it/MAE/IT/Italiani_nel_Mondo/ServiziConsolari/AttiNotarili/)

Gli Atti Notarili saranno rilasciati soltanto previo appuntamento da prenotare esclusivamente ONLINE.

L’ufficio consolare esercita - esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovino all'estero in via permanente o temporanea - talune funzioni notarili previste dal nostro ordinamento. Essenzialmente si tratta del ricevimento di atti pubblici (procure, testamenti), di atti notori, di autenticazioni e di sottoscrizioni apposte a scritture private.
Esistono tuttavia alcune differenze tra le competenze consolari in materia notarile e quelle attribuite ai notai esercenti in Italia, sostanzialmente connesse alla diversa posizione del Capo della Rappresentanza consolare, funzionario dello Stato, e quella del notaio, libero professionista.


In effetti:

- il notaio può anche essere chiamato a fungere da consulente legale del cliente; egli pertanto può assumere informazioni circa la solvibilità di una persona o agire da mediatore in una transazione, oppure consigliare il cliente circa rapporti familiari o finanziari. E’ escluso che l’Autorità consolare possa svolgere attività analoghe. Il suo consiglio, se richiesto, deve essere limitato al campo giuridico, con particolare riguardo alla validità degli atti che le si domanda di ricevere. La sua assistenza deve limitarsi alla legalità degli atti prospettati e non alla loro utilità economica.

- il notaio può essere a volte il mandatario del cliente rispetto alla pubblicità e alla esecuzione di formalità relative agli atti da lui ricevuti. Nessuna attività di tale natura può, invece, essere svolta dal capo della Rappresentanza consolare.
mentre il notaio ha diritto ad un onorario, tutti gli atti consolari sono soggetti unicamente alla tassa indicata nella Tariffa consolare.

Il cittadino italiano all'estero può, in alternativa, formalizzare l'atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato nel Paese di residenza. Successivamente deve provvedere a far apporre sul documento l'«apostille» da parte dell'Autorità preposta nel Paese di residenza (contattare a tale fine il DFAT, Level 14, Casselden Place, 2 Lonsdale Street, Melbourne VIC 3001, Tel: 03 9221 5555) e un traduttore della NAATI (National Australian Association of Translators and Interpreters).


E' possibile effettuare presso gli Uffici consolari una serie di atti che, normalmente, in Italia competono al Notaio. Le richieste avanzate con più frequenza riguardano, normalmente, le autenticazioni di firma su dichiarazioni, atti notarili come le procure e le deleghe e gli atti pubblici. In entrambi i casi è necessario presentarsi personalmente negli Uffici consolari muniti di documento di riconoscimento (passaporto/carta di identità).

Non e' competenza del Consolato dare consigli legali a privati. In questa circoscrizione consolare vi sono legali e notai di lingua italiana che sono abilitati a redigere atti notarili in lingua italiana e dare assistenza legale a chi ne necessita.

Il servizio notarile è dovuto ai soli cittadini di nazionalita' italiana che si trovino all'estero in via permanente o temporanea.

Per  i cittadini stranieri che intendano richiedere la redazione di un Atto Notarile in lingua italiana e' disponibile una lista di Notai che operano in questa Circoscrizione Consolare.

PROCURE

 

La procura è l’atto mediante il quale un soggetto (rappresentato) conferisce ad altro soggetto (rappresentante) il potere di agire in suo nome e conto nel compimento di atti giuridici i cui effetti sorgeranno direttamente in capo al rappresentato.

 

Le procure, a seconda che vengano conferite per il compimento di attività non preventivamente determinate o per lo svolgimento di specifici compiti, possono essere generali o speciali.

Procura generale:
con questo atto l'interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato ed è efficace fino a revoca;

Procura speciale:
con questo atto l'interessato affida al rappresentante la gestione di una parte specifica dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l'incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.

Il primo comma dell’art. 28 del D.lgs. n. 71/2011 “Ordinamento e funzioni degli uffici consolari”, entrato in vigore il 28 maggio 2011, prescrive che le funzioni consolari in materia notarile possono essere esercitate esclusivamente nei confronti dei cittadini italiani e non più anche dei non cittadini, come era invece previsto dalla precedente normativa. In particolare, nel caso di danti procura (generale o speciale) cittadini stranieri, il Capo dell’Ufficio consolare non potrà esercitare in merito le proprie competenze notarili.

Per ottenere una Procura e' necesario inviare via fax al numero 03 9866 3932 o all'indirizzo di posta elettronica legale.melbourne@esteri.it uno dei moduli sottostanti compilato in ogni sua parte:

La procura riguardante una concessione o l’accettazione di una di donazione necessita di due testimoni adulti. Per i testimoni, il requisito della cittadinanza italiano non è obbligatorio tuttavia, devono parlare e comprendere la lingua italiana e non devono avere nessun grado di parentela con gli interessati.

La Procura può essere ritirata solo dalle persone deleganti poiche’ dovra’essere firmata in presenza di un funzionario consolare.

Il relativo pagamento dovra’ essere effettuato in contanti.

ATTI PUBBLICI

Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l’atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell'atto pubblico. Per atto pubblico si intende il documento che fa prova legale di fatti o atti giuridici in quanto redatto, con le prescritte formalità, da un pubblico ufficiale al quale l'ordinamento ha attribuito la relativa potestà.

Per avere efficacia in Italia gli atti dovranno comunque essere tradotti. Contattare il NAATI.
Il provvedimento prevede tuttavia che il Capo dell’Ufficio Consolare possa ricevere - previa verifica della oggettiva e documentata impossibilità da parte del connazionale di rivolgersi ad un notaio in loco - atti che rivestono carattere di necessità e urgenza, quando dal ritardo possa derivare pregiudizio al cittadino.

DELEGHE

Le deleghe vengono effettuate solitamente per determinati tipi di operazioni quali la riscossione di piccole somme, dei ratei maturati e non riscossi relativi a pensioni e dei saldi di conti bancari con chiusura degli stessi nel caso di successioni, richieste e ritiro di documenti e certificati, ritiro corrispondenza, l’autorizzazione ad indagini bancarie, ecc.
Per effettuare una delega occorrono i dati del/dei delegante/i (cognome e nome, data e luogo di nascita, indirizzo, cittadinanza e codice fiscale), della parte delegata (cognome e nome, data e luogo di nascita, indirizzo, cittadinanza e codice fiscale) e tutti i dati relativi all’oggetto della delega con espressione delle facoltà attribuite al delegato).

AUTENTICAZIONE NOTARILE DI FIRMA

L'autentica notarile di firma (ex art. 1 Legge Notarile) può essere effettuata, ai sensi dell’art. 28 del D. Lgs. n. 71/2011, solo a favore di cittadini italiani. La nozione generale di sottoscrizione autenticata è data dall’art. 2703, comma 2, del codice civile: “l’autenticazione consiste nell’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l’identità della persona che sottoscrive”. Ai sensi dell’art. 2702 c.c., l’autentica di firma non conferisce alcun carattere di autenticità alla sostanza dell’atto, ma fa prova, fino a querela di falso, della sua provenienza. Le modalità di autenticazione di firma da parte del notaio - rette dagli artt. 2703 del codice civile, 72 della Legge Notarile n. 89/1913, 86 del Regolamento notarile (approvato con R.D. 10 settembre 1914, n. 1326) e 20 della l. n. 15/1968 - si applicano anche all'autentica notarile consolare.

AUTENTICAZIONE AMMINISTRATIVA DI FIRMA

Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dispone che, per i cittadini italiani o dell’Unione Europea e gli stranieri regolarmente soggiornanti in Italia (art. 3), la sottoscrizione di domande o di dichiarazioni da presentare alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi non deve più essere autenticata, ma è sufficiente allegarvi copia di un valido documento di identità del sottoscrittore. L’autentica rimane invece necessaria, anche per gli stessi soggetti ex art. 3 sopracitato, in caso di istanza presentata a privati ovvero a fini di riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio, in caso di deleghe per ritiro di pensioni, passaggi di proprietà di veicoli, apertura di un conto in banca, ecc.). Per gli stranieri non regolarmente soggiornanti in Italia e non cittadini dell’Unione Europea, l’autentica amministrativa è sempre necessaria.
Differenze tra autenticazione notarile e autenticazione amministrativa.
L’autenticazione amministrativa si caratterizza per la pluralità dei soggetti legittimati all’autenticazione (indicati all’art. 21 D.P.R. 445/2000: notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco), che costituisce un’eccezione al principio generale della competenza notarile.
L’autentica amministrativa si limita a documentare una situazione giuridica o fattuale, senza costituirla o modificarla, a riprodurre informazioni desunte da altri atti già documentati e non ha distinta ed autonoma efficacia giuridica.
Nell'autentica notarile, inoltre, il funzionario non si limita ad attestare che la firma sul documento è stata apposta in sua presenza, ma controlla che il contenuto dell'atto sia conforme alla legge, all'ordine pubblico e al buon costume.


AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA

Consiste nell'attestazione che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
Il richiedente dovrà presentarsi - previo appuntamento - presso l’ufficio consolare munito di un valido documento di riconoscimento e del documento o della fotografia da autenticare.
L’attività di autenticazione è soggetta al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente.
Il provvedimento prevede comunque che il Capo dell’Ufficio Consolare possa ricevere - previa verifica della oggettiva e documentata impossibilità da parte del connazionale di rivolgersi ad un notaio in loco - atti che rivestono carattere di necessità e urgenza, quando dal ritardo possa derivare pregiudizio al cittadino.

AUTOCERTIFICAZIONE

È una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all'autocertificazione è rimesso alla discrezionalità di quest'ultimo.

Il 1° gennaio 2012 sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di certificati e di dichiarazioni sostitutive, di cui all’art. 15 della legge 12 novembre 2011 n. 183. A decorrere da tale data i certificati avranno pertanto validità solo nei rapporti tra privati, mentre le Amministrazioni Pubbliche non potranno più chiedere o accettare i certificati, che dovranno essere sempre sostituiti da autocertificazioni.

Le norme sull’autocertificazione si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, nonché ai cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.

Le dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 possono essere sottoscritte in presenza del dipendente addetto oppure possono essere presentate o inviate già sottoscritte purché ad esse sia allegata una copia fotostatica non autenticata di un documento d’identità del sottoscrittore.


1. Dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46 DPR 445/2000)

Possono essere comprovati, tramite dichiarazione, i seguenti stati:

  • data e il luogo di nascita; 
  • residenza; 
  • cittadinanza; 
  • godimento dei diritti civili e politici; 
  • stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; 
  • stato di famiglia; 
  • esistenza in vita; 
  • nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente; 
  • iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; 
  • appartenenza a ordini professionali; 
  • titolo di studio, esami sostenuti; 
  • qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; 
  • situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; 
  • assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; 
  • possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria; 
  • stato di disoccupazione; 
  • qualità di pensionato e categoria di pensione; 
  • qualità di studente; 
  • qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; 
  • iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; 
  • tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; 
  • di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; 
  • di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; 
  • qualità di vivenza a carico; 
  • tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile; 
  • di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Nessuna imposta di bollo deve essere corrisposta dal cittadino quando l'uso dell'atto è esente, per legge, dalla stessa.

Le istanze e le dichiarazioni da presentare alla Pubblica Amministrazione possono essere inviate anche per fax e per via telematica.

Modalità della dichiarazione sostitutiva di certificati:

La dichiarazione sostitutiva delle normali certificazioni si può fare scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive.
Inoltre, è possibile trasmettere documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico e informatico alle Amministrazioni Pubbliche.

Atti Notori

Gli interessati possono ricorrere all’autocertificazione per tutti gli stati, fatti e qualità personali che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione, mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art.47 del DPR 445/2000.
Inoltre, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la possibilità di attestare la conformità all’originale di una pubblicazione.

La dichiarazione sostitutiva di atti notori può essere fatta dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco .
Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, ha a disposizione 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.

Validità delle dichiarazioni sostitutive di normali certificazioni e di atti notori:

le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono.
Normalmente i certificati hanno validità per sei mesi dalla data in cui sono stati rilasciati, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. La validità delle certificazioni anagrafiche e quelle relative allo stato civile è prolungabile se l’interessato dichiara che i dati contenuti nel certificato non hanno subito modifiche e sottoscrive tale dichiarazione.
Hanno validità illimitata, invece, i certificati e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (certificati di nascita, di morte, titoli di studio, ecc.).

Quali sono i casi in cui l’autocertificazione non è MAI ammessa

La possibilità di avvalersi dell’autocertificazione non è mai ammessa per i certificati:

·  medici;

·  sanitari;

· veterinari;

·  di origine;

·  di conformità all’Ue;

·  marchi;

·  brevetti.

 

Casi in cui la Pubblica Amministrazione NON PUO’ più chiedere certificazioni ai cittadini

Nel caso in cui si debba certificare i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, la Pubblica Amministrazione non può più chiedere certificazioni ma è sufficiente l’esibizione di un documento di riconoscimento.
La registrazione dei dati avviene attraverso la fotocopia non autenticata del documento stesso.
Se il documento non è più valido, l’interessato deve dichiarare, in margine alla fotocopia, che i dati contenuti nel documento non sono variati dalla data del rilascio.

Sanzioni per i cittadini che forniscono dichiarazioni non veritiere

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni, sono tenute a effettuare i controlli necessari.
Nel caso vengano riscontrate dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi in materia.
Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti grazie a provvedimenti basati su dichiarazioni non veritiere.

Documenti di riconoscimento e di identità

In tutti i casi in cui viene richiesto un documento di identità esso può essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente. Sono equipollenti alla carta di identità:

·          Il passaporto;

·          La patente di guida;

·          La patente nautica;

·          Il libretto di pensione;

·          Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;

·          Il porto d’armi;

·          Le tessere di riconoscimento rilasciate da un’Amministrazione dello Stato, purchè munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.

 

Nel caso il documento sia scaduto, esso può essere ugualmente esibito, con una dichiarazione dell’interessato sulla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non sono cambiati.